Swift Atletiek

Privacy beleid

Inleiding

pdf Afdrukken

Swift Atletiek hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In dit Privacy beleid geven we informatie over hoe wij omgaan met uw persoonsgegevens.

Voor 'wij' mag u lezen 'Swift Atletiek'. Met 'u' bedoelen wij ieder(e) 'lid, vrijwilliger of zakelijke relatie' waarvan we persoonsgegevens verwerken.

Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Swift Atletiek houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

  • Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt; deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in dit Privacy beleid
  • Verwerking van uw persoonsgegevens beperken tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt
  • Vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens
  • Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is
  • Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt of wanneer dat door de wet vereist wordt
  • Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens en deze respecteren

Swift Atletiek verwerkt uitsluitend gewone persoonsgegevens, geen bijzondere persoonsgegevens (zie AVG voor definities).

Als Swift Atletiek zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van ons Privacy beleid, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via de contactgegevens onder aan dit document.

Verwerking van persoonsgegevens van verenigingsleden

Persoonsgegevens van verenigingsleden worden door Swift Atletiek verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

  • Administratieve doeleinden
  • Communicatie via door Swift beheerde middelen (Swift-site en social media, Swift-nieuwsbrieven en dergelijke)
  • Het uitvoering geven aan de lidmaatschapsovereenkomst

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

  • De lidmaatschapsovereenkomst

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan Swift Atletiek de volgende persoonsgegevens van u registreren:

  • NAW (Naam Adres Woonplaats, omvat ook postcode)
  • Telefoonnummer
  • E-mailadres
  • Geslacht
  • Geboortedatum
  • Soort lid (bijvoorbeeld 'recreant')
  • wel/niet toestemming tot automatische incasso en IBAN
  • Lidnummer Swift
  • Bondsnummer Atletiekunie
  • Ingangsdatum lidmaatschap
  • Datum van beëindiging lidmaatschap
  • Foto's genomen tijdens wedstrijden of activiteiten, die door Swift georganiseerd zijn of waaraan uit naam van Swift worden deelgenomen
  • uitslagen van wedstrijden, persoonlijke resultaten en clubrecords

Uw persoonsgegevens worden door Swift Atletiek opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

  • Gedurende de looptijd van het lidmaatschap en daarna totdat het lid verzoekt tot verwijdering, zulks altijd met inachtneming van wettelijke vereisten.

Verwerking van persoonsgegevens van vrijwilligers

De term 'Vrijwilligers' omvat ook trainers en begeleiders.

Naast de persoonsgegevens van leden worden door Swift Atletiek persoonsgegevens van vrijwillgers verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

  • inzet en planning van activiteiten
  • voldoen aan wettelijke vereisten (Verklaring Omtrent Gedrag, VOG)

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

  • Aanmelding als vrijwilliger

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan Swift Atletiek de volgende persoonsgegevens van u vragen:

  • zie persoonsgegevens van leden
  • zie inhoud VOG (Ministerie van Jusititie en Veiligheid)

Uw persoonsgegevens worden door Swift Atletiek opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

  • Gedurende de periode dat men vrijwiliger is en daarna alleen in de ledenadministratie voor maximaal 7 jaar.

Verwerking van persoonsgegevens van leveranciers en andere zakelijke relaties

Persoonsgegevens van leveranciers en andere zakelijke relaties worden door Swift Atletiek verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

  • Administratieve doeleinden
  • Zakelijke interacties zoals offertes, opdrachten, facturen en/of betalingen
  • Het uitvoering geven aan of het uitgeven van een opdracht

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

  • Documentatie die ten grondslag ligt aan een zakelijke interactie

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan Swift Atletiek de volgende persoonsgegevens van u (als zakelijke relatie) vragen:

  • NAW van bedrijf
  • Voor- en achternaam van contactpersoon (indien bekend)
  • (Zakelijk) Telefoonnummer
  • (Zakelijk) E-mailadres
  • IBAN
  • KvK-nr

Uw persoonsgegevens worden door Swift Atletiek opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

  • Gedurende de looptijd van enige interactie en/of overeenkomst en daarna alleen in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar na de laatste interactie

Verstrekking van persoonsgegevens aan derden

De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Zo maken wij gebruik van derde partijen voor:

  • Het verzorgen ('hosting') van inschrijvingen voor wedstrijden
  • Het verzorgen ('hosting') van de financiële- en leden- administratie; Deze partij (AllUnited) verstrekt uw persoonsgegevens tevens aan de Atletiekunie ten behoeve van registratie van uw lidmaatschap bij de Atletiekunie
  • Het verzorgen ('hosting') van de website swiftatletiek.nl
  • Het registreren van juryleden
  • Het opslaan van bestuursdocumenten, emails, contracten en dergelijke

Verder zullen wij de door u verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht is.

Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier schriftelijk toestemming voor geeft.

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU.

Minderjarigen

Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jongen dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.

Bewaartermijn

Swift Atletiek bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.

Beveiliging

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen:

  • Alle personen die namens Swift Atletiek van uw persoonsgegevens kennis kunnen nemen, zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van die gegevens
  • Uw gegevens zijn alleen toegankelijk voor degenen die uit hoofde van hun rol/taak binnen de vereniging over de gegevens moeten kunnen beschikken
  • We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze persoonsgegevensverwerkende computersystemen
  • Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten
  • We evalueren geregeld onze beveiligingsmaatregelen en passen die aan indien daar aanleiding toe is

Rechten omtrent uw gegevens

U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegeven welke wij van u ontvangen hebben en/of registreren. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Uitoefening van dit recht kan met zich meebrengen dat eerst het lidmaatschap beëindigd moet worden. Wij kunnen u immers niet als lid registreren (en bv bij de Atletiekunie aanmelden) als wij niet over uw gegevens mogen beschikken.

Mogen wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van een door u gegeven toestemming hiertoe, dan heeft u altijd het recht deze toestemming in te trekken.

Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. Komen wij er samen met u niet uit dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

Vragen

Als u naar aanleiding van ons Privacy beleid nog vragen of opmerkingen heeft neem dan gerust contact met ons op!

Contactgegevens

Swift Atletiek
Leden Administratie

Versie

versie 1.0,